Imperial Tobacco Canada - Relation d’affaires avec nous

Le respect de votre vie privée est important pour Imperial Tobacco Canada (« ITCAN ») et ses filiales canadiennes (ITCAN et ses filiales canadiennes étant nommées « Imperial Tobacco » ou « nous »). La présente politique a pour objectif d’expliquer comment nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels que vous pouvez nous fournir et elle est conçue de manière à respecter les lois canadiennes relatives à la protection des renseignements personnels et, lorsqu’applicable, le Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

1. Portée et application

Le groupe British American Tobacco (« BAT ») est formé de plusieurs compagnies affiliées faisant affaire dans plus de 180 pays. La présente politique s’applique aux activités d’Imperial Tobacco et elle exclut les renseignements personnels relatifs aux personnes qui veulent devenir, qui sont ou qui étaient des employés d’Imperial Tobacco puisqu’une politique particulière s’applique à eux.

Est un renseignement personnel tout renseignement concernant une personne et permettant de l’identifier, quelle que soit la nature de son support et quelle que soit le format sous lequel il est accessible : écrit, graphique, sonore, visuel, informatique ou autre. Les renseignements concernant une société par actions ou une société de personnes ne sont pas des renseignements personnels.

La présente politique s’applique aux renseignements personnels qui sont détenus par Imperial Tobacco ou qui sont sous son contrôle, notamment les renseignements qu’elle peut échanger avec d’autres membres du groupe BAT et les renseignements qu’elle peut communiquer à des tiers pour des fins d’entreposage ou de traitement.

2. Consentement

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné à des fins spécifiques et de manière à ce que vous compreniez la nature, les fins et les conséquences de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels. En fonction de la nature et de la sensibilité de vos renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné oralement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des renseignements personnels par exemple). Généralement, Imperial Tobacco obtiendra votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels au moment de la collecte des renseignements, sauf lorsque autrement requis ou autorisé par la loi.

Votre consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement, Imperial Tobacco pourrait ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services.

3. Collecte et utilisation de vos renseignements personnels

Imperial Tobacco ne recueille que les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires à l’établissement, à la gestion et au maintien de notre relation avec vous. Par exemple, des renseignements personnels peuvent être recueillis lorsque vous transmettez des questions, des commentaires ou des suggestions par téléphone ou par voie électronique.

Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre, entre autres, des informations d’identification telles que votre prénom et votre nom de famille, l’adresse de votre domicile, votre numéro de téléphone et votre adresse de courrier électronique. Conformément aux lois applicables relatives au tabac, votre date de naissance et une preuve de celle-ci sont généralement exigées.

Dans la plupart des cas, nous obtiendrons vos renseignements personnels directement de vous. Toutefois, nous pouvons également recueillir des renseignements personnels à votre sujet auprès de tiers avec votre consentement ou, si la loi l’autorise, sans votre consentement, notamment lorsque la collecte auprès d’un tiers est nécessaire afin de garantir l’exactitude de l’information que vous avez fournie, dans la mesure où ce tiers est autorisé par la loi à communiquer des renseignements personnels à votre sujet.

Par exemple, Imperial Tobacco peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes:

•  vous identifier ainsi qu’établir et maintenir notre relation commerciale avec vous;
•  vous fournir des services continus, notamment lorsque vous choisissez de transmettre des questions, des commentaires ou des suggestions;
•  améliorer nos produits et services;
•  empêcher les erreurs et la fraude;
•  réaliser des sondages ou mener des recherches auprès de fumeurs adultes;
•  respecter nos obligations légales;
•  aux fins mentionnées ci-dessus relativement à d’autres membres du groupe BAT au besoin.

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés sans votre consentement à des fins autres que celles qui vous sont décrites, à moins que cela ne soit requis ou autorisé par la loi.

4. Communication de vos renseignements personnels

Imperial Tobacco reconnaît que, hormis les cas décrits ci-après et sauf lorsque cela est autorisé ou requis par la loi, la communication de vos renseignements personnels à un tiers requiert votre consentement.

En vertu des lois applicables, par exemple, des renseignements personnels à votre sujet peuvent être communiqués par Imperial Tobacco, sans votre consentement, aux personnes suivantes:

•  à nos conseillers juridiques;
•  à une personne ou à un organisme ayant le pouvoir de contraindre la communication des renseignements si cela est exigé dans l’exercice de ses responsabilités ou de ses fonctions, notamment pour respecter un subpoena, un mandat ou des règles de procédure se rapportant à la production de documents;
•  à une personne ou à un organisme responsable, en vertu de la loi, de la prévention, de la détection ou de la répression du crime ou d’infractions à la loi qui a besoin de ces renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions et si ces renseignements sont nécessaires pour intenter des poursuites en vertu des lois applicables;
•  à une personne à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements en vertu des lois applicables.

L’accès à vos renseignements personnels au sein d’Imperial Tobacco n’exige pas non plus votre consentement, mais est strictement limité aux personnes pour qui les renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et responsabilités. La consultation ou la communication non autorisée de vos renseignements personnels par un employé d’Imperial Tobacco est strictement interdite et donnera lieu à des mesures disciplinaires appropriées.

De la même manière, l’échange de vos renseignements personnels entre Imperial Tobacco et les autres membres du groupe BAT ne requiert pas votre consentement si les renseignements personnels sont nécessaires pour leur permettre de prêter assistance à Imperial Tobacco dans le but d’établir, de gérer et de maintenir notre relation commerciale. Imperial Tobacco peut également partager vos renseignements personnels, sans votre consentement, avec ses agents, mandataires, conseillers, entreprises de traitement des données et d’autres fournisseurs de services si les renseignements personnels sont nécessaires pour permettre à ces entités de continuer de prêter assistance à Imperial Tobacco dans l’administration de notre relation. Dans de tels cas, vos renseignements personnels seront utilisés exclusivement pour fournir des services précis et resteront confidentiels en conformité avec la présente politique.

Si une tierce partie à qui Imperial Tobacco communique des renseignements personnels à votre sujet se trouve dans une juridiction étrangère, la législation qui y est applicable est par ailleurs susceptible de permettre à des tiers d’avoir accès à vos renseignements personnels sans votre consentement.

5. Exactitude et mesures de sécurité

Imperial Tobacco a mis en place une série de mesures de sécurité visant à protéger vos renseignements personnels contre la perte et le vol, de même que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation et la modification non autorisée de ces renseignements, peu importe le support sur lequel ceux-ci sont conservés.

Ces mesures peuvent comprendre des mesures physiques, des mesures organisationnelles et des mesures technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, de leur finalité, de leur quantité et de leur diffusion ainsi que du support utilisé pour les conserver.

Imperial Tobacco met également en place les mesures nécessaires pour s’assurer que tous ses gestionnaires et employés sont informés du contenu de la présente politique et qu’ils s’y conforment en tout temps.

Imperial Tobacco reconnaît de plus qu’il est important que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour et met en place des mesures raisonnables afin de s’assurer de l’exactitude et de la mise à jour des renseignements qu’elle utilise et communique. Toutefois, il vous incombe d’informer Imperial Tobacco de tout changement significatif relativement à vos renseignements personnels qui pourrait survenir au cours de notre relation commerciale.

Imperial Tobacco conservera vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle ils ont été recueillis, afin de protéger ses intérêts commerciaux légitimes et pour respecter les exigences légales.

Lorsque la loi l’exige, Imperial Tobacco avisera sans délai toute autorité compétente de toute atteinte à la sécurité s’il existe des raisons de croire que l’atteinte crée un risque réel de préjudice à vos renseignements personnels et vous avisera également dès que possible. Imperial Tobacco conservera un dossier de cette atteinte à la sécurité.

6. Demandes d’accès et de rectification

Vous avez le droit de demander de consulter vos renseignements personnels contenus dans un dossier tenu par Imperial Tobacco et d’en obtenir la communication. Vous pouvez également demander que les renseignements personnels soient rectifiés s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques et que toute information non justifiée par les fins du dossier soit supprimée.

Toutes les questions relatives à la présente politique ou au sujet de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels, y compris les demandes d’accès ou de rectification, ou les plaintes, doivent être formulées par écrit et adressées à l’Agent(e) de protection des renseignements personnels d’Imperial Tobacco:

Agent(e) de protection des renseignements personnels
Imperial Tobacco Canada Limitée
3711, rue St-Antoine Ouest
Montréal (Québec) H4C 3P6

data_protection_donnees@bat.com

Imperial Tobacco répondra à toute demande d’accès ou de rectification, et à toute plainte, dans les 30 jours de la date de la réception d’une demande écrite. Si Imperial Tobacco n’est pas en mesure de fournir ou de corriger vos renseignements personnels, elle vous fournira les motifs au soutien de son refus, sous réserve des restrictions prévues dans la loi, et elle vous informera de vos recours. Toute plainte est confidentielle et fera l’objet d’une enquête par l’Agent(e) de protection des renseignements personnels d’Imperial Tobacco. Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre plainte par Imperial Tobacco ou de la manière dont cette dernière traite vos renseignements personnels, vous pouvez soumettre une plainte à l’autorité compétente telle que la Commission d’accès à l’information du Québec ( http://www.cai.gouv.qc.ca/) ou au Commissariat à la vie privée du Canada ( https://www.priv.gc.ca/).

7. Traitement des renseignements personnels des personnes se trouvant dans l’espace
économique européen (EEE)

La présente section s’applique exclusivement au traitement des renseignements personnels en lien avec l’EEE, dans la mesure où ce traitement a lieu alors que les personnes concernées se trouvent dans cet espace et lorsque les activités de traitement sont liées à l’offre de biens ou de services ou au suivi du comportement de ces personnes au sein de l’EEE. Les dispositions de la présente section ont préséance sur celles de la présente politique, en cas de conflit.

7.1. Consentement

Si votre consentement est fourni dans une déclaration écrite qui traite d’autres sujets, Imperial Tobacco s’assurera que la demande de consentement visant le traitement de renseignements personnels est clairement distincte. Imperial Tobacco devra obtenir votre consentement explicite pour procéder au traitement de données personnelles relatives à l’origine ethnique, à la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, à l’appartenance à un syndicat ainsi qu’aux données de santé ou aux données génétiques ou biométriques.

7.2. Collecte, conservation et utilisation des renseignements personnels

Comme précédemment mentionné, Imperial Tobacco ne conservera pas des renseignements personnels plus longtemps que cela est nécessaire pour mettre en œuvre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et Imperial Tobacco prendra des mesures raisonnables pour faire connaître à l’avance la période pendant laquelle ces renseignements personnels pourront être conservés ou les critères permettant de déterminer cette période.

7.3. Prise de décisions individuelles automatisées

Imperial Tobacco reconnaît que vous avez le droit de savoir si vos renseignements personnels sont traités par un système automatisé de prise de décision. Sur demande, Imperial Tobacco vous fournira l’information sur le fonctionnement de ce système automatisé. À moins que cela ne soit requis ou autorisé par la loi, vous avez le droit de refuser qu’une décision basée exclusivement sur un système automatisé soit prise à votre égard, lorsque cette décision a des conséquences légales pour vous.

7.4. Analyse d’impacts relative à la protection des renseignements personnels

Imperial Tobacco procédera à une analyse d’impacts relative à la protection des renseignements personnels avant de mettre en œuvre des nouvelles technologies qui sont grandement susceptibles de porter atteinte à vos droits et libertés, incluant votre droit à la vie privée.

7.5. Droit à l’effacement

Lorsque la loi le prévoit, vous avez le droit d’exiger d’Imperial Tobacco qu’elle procède au retrait et à l’effacement de renseignements personnels, sans délai déraisonnable.

7.6. Exactitude et protection

Imperial Tobacco mettra en œuvre, avant de recueillir des renseignements personnels, des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des renseignements personnels, telles que la limitation de la collecte et la pseudonymisation.

Imperial Tobacco ne partagera des renseignements personnels avec les autres membres du groupe BAT ou avec des agents, des mandataires, des conseillers, des entreprises de traitement de données ou des fournisseurs de services externes que lorsque ceux-ci l’assurent que des mesures appropriées ont été mises en place afin de protéger les renseignements personnels. Le traitement de données personnelles par BAT ou des agents, des mandataires, des consultants, des entreprises de traitement de données ou des fournisseurs de services externes est régi par un contrat ou un autre type de document légal.

7.7. Responsabilité

Imperial Tobacco s’assure qu’elle est responsable de la protection des renseignements personnels et qu’elle est en mesure de démontrer son respect du RGPD lorsqu’elle procède au traitement de renseignements personnels. À cette fin, elle tient un registre des traitements, lorsque cela est requis et procède à la formation de ses employés en matière de protection des renseignements personnels.

7.8. Procédure de plainte, droit d’accès ou de rectification

Imperial Tobacco prendra les mesures nécessaires pour faciliter l’exercice de votre droit d’accès, de rectification ou d’obtention de vos renseignements personnels. Vous  pouvez toujours obtenir d’Imperial Tobacco la confirmation que des renseignements personnels vous concernant font l’objet d’un traitement.

Toute rectification ou tout effacement de vos renseignements personnels sera communiqué aux tiers auxquels ces renseignements auront été divulgués.

8. Modifications de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique en tout temps.

Entrée en vigueur le 21 Décembre 2012. Dernière mise à jour le 23 février 2021 (uniquement le titre de l’Agent(e) de protection des renseignement personnels ainsi que son adresse courriel ont été mis à jour. Aucun autre changement n’a été effectué au présent document depuis la dernière mise à jour faite le 14 janvier 2019).